CODICE ETICO DI GMDE S.R.L.

nel prosieguo anche “Società”


Adottato dall’Assemblea ordinaria
nella seduta del 29 marzo 2019

 

- PREMESSA -

 

GMDE s.r.l. è una società attiva nel settore della Editoria e dell’Industry ed in particolare svolge attività di commercializzazione e di assistenza tecnica, riparazione, assemblaggio e manutenzione di attrezzature hardware; commercializzazione, installazione e assistenza di sistemi software; ricerca, consulenza progettazione e installazione di sistemi di elaborazione dati e immagini; attività di agenzia e procacciamento di affari per prodotti software e hardware e la sua attività è contraddistinta dai principi di correttezza e lealtà. Tali principi rappresentano uno dei fattori chiave dell’attività dell’impresa e, pertanto, è nata l’esigenza di un Codice Etico che, quale insieme di principi e linee guida, possa ispirare l’attività della GMDE s.r.l. orientando il comportamento non solo dei suoi dipendenti ma anche di tutti coloro che entrano in contatto con la società.

Il presente Codice Etico è componente fondamentale del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo (Corporate Compliance) e, pertanto, nella redazione, si sono considerate le Linee Guida elaborate da Confindustria che consentono una costruzione dei Modelli di Organizzazione, Gestione e Controllo; tali modelli devono essere adottati in relazione alla prevenzione dei reati di cui al D. Lgs. 8 giugno 2001 n. 231 e concernono la disciplina della responsabilità amministrativa delle società.

Nella redazione del presente Codice Etico si sono tenuti in debita considerazione e tenuti presente i Ten Principles adottati dal Global Compact delle Nazioni Unite a loro volta ispirati alla Universal Declaration of Human Rights, alla International Labour Organization’s Declaration on Fundamental Principles and Rights at Work, alla Rio Declaration on Environment and Development, e la United Nations Convention Against Corruption.

 

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CAPO I

- DISPOSIZIONI GENERALI -

1. I Destinatari

I principi del presente Codice Etico vincolano i comportamenti di tutti coloro che nella Società ricoprono funzioni di rappresentanza, amministrazione o direzione, ovvero che esercitano la gestione e il controllo della GMDE s.r.l., di tutti i dipendenti senza eccezione alcuna, dei collaboratori e di chiunque altro intrattenga con la società rapporti d’affari, direttamente o indirettamente, stabilmente o temporaneamente, ovvero collabori con essa al perseguimento della sua missione aziendale (nel prosieguo i “Destinatari”).

Tutti i soggetti sopra indicati sono, pertanto, i Depositari del Codice, e nell’esercizio delle loro attività devono ispirarsi ai principi di imparzialità, lealtà, correttezza e trasparenza, sempre nel rispetto delle “norme giuridiche”. Per norme giuridiche si intendono le norme, siano esse legislative o regolamentari, che interessano l’attività della Società.

 

CAPO II

- PRINCIPI ETICI -

La Società accetta e si conforma ai principi etici (di seguito, i “Principi”) di seguito enunciati:

- osservanza delle leggi

- tutela dei diritti umani

- eguaglianza e imparzialità

- valore della persona e delle risorse umane

- lealtà e buona fede

- professionalità e affidabilità

- riservatezza

- trasparenza e correttezza

- prevenzione del conflitto di interessi

- prevenzione del riciclaggio

- lotta alla corruzione

- salute e sicurezza sul lavoro

- tutela ambientale

- tutela della concorrenza

- qualità e sicurezza dei prodotti

- tutela della proprietà intellettuale

 

 

I Destinatari, nelle attività lavorative e professionali svolte per la Società, conformano la loro condotta ai Principi sopra enunciati.

L’adozione di comportamenti contrari a tali Principi non può in nessun caso essere giustificata dalla convinzione di agire nell’interesse o a vantaggio della GMDE s.r.l..

 

2. Osservanza delle leggi

I Destinatari, nello svolgimento delle attività lavorative in favore della Società, devono improntare I loro comportamenti al più rigoroso rispetto delle leggi nazionali, comunitarie e internazionali.

 

3. Tutela dei diritti umani

Nello svolgimento della propria attività lavorativa, la Società si impegna a tutelare i diritti umani ed in base ai Principi 1 e 2 dei Ten Principles, adottati dal Global Compact delle Nazioni Unite, si impegna anche a non rendersi complice nella commissione ad opera di terzi di abusi dei diritti umani.

 

4. Eguaglianza e Imparzialità

Nella gestione delle diverse attività sociali ed in tutte le relative decisioni, i soggetti a cui il presente Codice Etico si applica devono operare con imparzialità nel miglior interesse della Società, assumendo le decisioni con rigore professionale e obbiettività secondo criteri di valutazione oggettivi e neutrali.

 

5. Valore della persona e delle risorse umane

La GMDE s.r.l. considera le risorse umane un valore prezioso ed indispensabile per il proprio sviluppo e riconoscendo il valore della persona umana ne tutela l’integrità fisica e morale e favorisce il costante accrescimento delle competenze tecniche e professionali.

La Società adotta criteri di merito e di valorizzazione delle capacità, competenze e potenzialità dei singoli individui nelle politiche di selezione e gestione del personale, garantendo attività continua di formazione, nonché corsi di formazione e addestramento per i neoassunti.

La GMDE s.r.l. garantisce a tutti i dipendenti pari opportunità, impegnandosi a fare in modo che l’autorità sia esercitata con equità e correttezza, evitando ogni forma di abuso.

La Società non tollera alcuna condotta discriminatoria, né alcuna forma di molestia o di offesa personale o sessuale e si impegna a garantire che nell’ambiente di lavoro non possa trovare spazio alcuna forma di discriminazione basata su età, sesso, orientamento sessuale, disabilità, razza, lingua, nazionalità, opinioni politiche e sindacali, convinzioni religiose o basata su altre caratteristiche personali non attinenti al lavoro.

Sulla base dei principi da 3 a 6 dei Ten Principles adottati dal Global Compact delle Nazioni Unite, la Società si fa portatrice della difesa del diritto di associazione e del riconoscimento effettivo dei contratti collettivi di lavoro, della eliminazione di tutte le forme di lavoro forzato, della effettiva abolizione del lavoro minorile, ossia del lavoro per i minori di anni 16, e della eliminazione di ogni discriminazione nei luoghi di lavoro.

 

6. Lealtà e buona fede

Nel rispetto delle regole e delle direttive impartite, la Società richiede, nello svolgimento dell’attività professionale, lealtà, rispetto e comportamenti secondo buona fede nonché l’adempimento degli obblighi contrattualmente assunti e delle prestazioni richieste.

 

7. Professionalità e affidabilità

Tutte le attività della Società sono svolte con diligenza e professionalità ed anche al fine di tutelarne la reputazione e l’immagine, i Destinatari devono svolgere le attività di propria competenza con un impegno adeguato alle responsabilità loro affidate.

 

8. Riservatezza

La Società assicura la più rigorosa osservanza della legislazione vigente in materia di tutela dei dati personali, con particolare riferimento alla gestione riservata delle informazioni in proprio possesso, astenendosi dall’utilizzare dati riservati di terzi, salvo il caso di espressa e consapevole autorizzazione.

Nella comunicazione a terzi di informazioni riservate, consentita solo per ragioni d’ufficio o professionali, viene espressamente dichiarato il carattere riservato dell’informazione e viene richiesta al terzo l’osservanza dell’obbligo di riservatezza. 

La riservatezza è garantita, inoltre, mantenendo il più assoluto riserbo sui dati e le informazioni trattate in esecuzione delle attività lavorative.

 

9. Trasparenza e correttezza

Le azioni, le operazioni, le negoziazioni e, più in generale, i comportamenti dei Destinatari si ispirano alla massima trasparenza e correttezza.

In particolare, tutte le azioni, operazioni o transazioni sono debitamente autorizzate, verificabili, legittime, coerenti e congrue. Le stesse vengono correttamente registrate nel sistema di contabilità aziendale secondo i criteri indicati dalla legge e dai principi contabili applicabili.

Affinché i dati contabili rispondano ai requisiti di verità, completezza e trasparenza, ogni operazione è riscontrata da un’adeguata e completa documentazione di supporto riguardante l’attività svolta, archiviata e custodita con cura perché sia facilmente reperibile ed idonea a ricostruire le caratteristiche dell’operazione, nonché il processo decisionale e autorizzativo posto alla base della stessa.

Ciascun dipendente, per quanto di propria competenza, agisce secondo modalità tali per cui ogni dato inerente alla gestione della Società sia correttamente e tempestivamente registrato nella contabilità. 

 

10. Prevenzione del conflitto di interessi

Nell’espletamento delle attività di rispettiva competenza tutti i Destinatari evitano situazioni di conflitto di interessi.

Per conflitto di interessi si intende il caso in cui venga perseguito un interesse diverso dalla missione aziendale della Società ovvero si compiano attività che possano, comunque, interferire con la capacità di assumere decisioni nell’esclusivo interesse della Società, ovvero ci si avvantaggi personalmente di opportunità d’affari della Società stessa.

Qualora ricorrano ipotesi di conflitto di interessi, tutti i Destinatari informano senza indugio il proprio superiore responsabile, conformandosi alle decisioni assunte in proposito.

 

11. Prevenzione del riciclaggio di denaro

Al fine di contrastare il fenomeno del riciclaggio, la Società esercita la propria attività nel pieno rispetto delle norme di legge vigenti.

I Destinatari si impegnano a verificare l’affidabilità e l’onorabilità dei propri partner in affari, nell’ambito dei diversi rapporti instaurati per conto o nell’interesse della Società ed evitano di porre in essere operazioni sospette sotto il profilo della correttezza e della trasparenza.

 

12. lotta alla corruzione

Sulla base del principio 10 dei Ten Principles adottati dal Global Compact delle Nazioni Unite, la Società combatte ogni tipo di corruzione, estorsione o tangente.

 

13. Salute e sicurezza sul lavoro

Nel rispetto della normativa antinfortunistica vigente e delle procedure aziendali, GMDE s.r.l. promuove e garantisce la salute e la sicurezza sul lavoro dei propri dipendenti e di tutti coloro che accedono ai propri uffici e ambienti di lavoro.

La Società si impegna, inoltre, a garantire condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale e ambienti di lavoro sicuri e salubri, anche tramite la diffusione di una cultura della sicurezza e della consapevolezza dei rischi, promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti.

In tale ottica, ogni dipendente è chiamato a contribuire personalmente al mantenimento della sicurezza dell’ambiente di lavoro in cui opera e a tenere comportamenti responsabili a tutela propria e degli altri.

A questo scopo, la Società svolge attività di informazione e formazione inerenti alla sicurezza, distinguendo i concetti:

Informare: fornire notizie ritenute utili o funzionali, comunicare e conoscere.

Formare: fornire, mediante appropriata disciplina, i requisiti necessari ad una data attività; predisporre un processo attraverso il quale trasmettere conoscenze con l’obiettivo di conseguire le corrette modalità di comportamento e di lavoro che mettano in pratica le regole ed i principi della sicurezza, salute ed igiene del lavoro.

Ciascun lavoratore deve conoscere il proprio ambiente di lavoro, gli strumenti, le attrezzature, le macchine, le sostanze utilizzate, le procedure di lavoro, i rischi per la sicurezza e la salute per sapere cosa sta adoperando e cosa può accadere.

La Società adotta un Sistema di Gestione della Sicurezza certificato, conforme alle prescrizioni del D. Lgs. 81/2008, pertanto la valutazione dei rischi e di predisposizione delle misure di prevenzione e protezione è insita nel Sistema stesso.

 

14. Tutela ambientale

La Società promuove politiche che contemperino le esigenze di sviluppo economico e di creazione di valore, proprie delle attività di impresa, con le esigenze di rispetto e salvaguardia dell’ambiente.

La Società si impegna a considerare, nell’ambito della gestione operativa e delle iniziative di business, le imprescindibili esigenze ambientali e a minimizzare l’eventuale impatto negativo delle proprie attività aziendali sull’ambiente.

 

15. Tutela della concorrenza

La Società osserva le norme vigenti in materia di concorrenza e si astiene dal porre in essere o dall’incentivare comportamenti che possano integrare forme di concorrenza sleale, consapevole che un sano e corretto sistema di concorrenza contribuisca ad un continuo miglioramento e sviluppo.

 

16. Qualità e sicurezza dei prodotti

I Destinatari sono chiamati a rispettare quanto indicato nelle procedure del sistema di gestione della qualità, in quanto la Società pone particolare attenzione alla qualità, sicurezza e affidabilità dei propri prodotti per raggiungere la soddisfazione dei clienti.

 

17. Tutela della proprietà intellettuale

La Società assicura, in attuazione del principio di osservanza delle leggi, il rispetto delle norme interne, comunitarie e internazionali poste a tutela della proprietà intellettuale.

I Destinatari promuovono il corretto uso, a qualsiasi scopo e in qualsiasi forma, di tutte le opere dell'ingegno, compresi i programmi per elaboratore e le banche di dati, a tutela dei diritti patrimoniali e morali dell’autore.

All’uopo, è fatto divieto di realizzare qualunque condotta finalizzata, in generale, alla duplicazione o riproduzione in qualunque forma e senza diritto dell’opera altrui.

 

 

CAPO III

- RAPPORTI CON I TERZI -

 

18. Rapporti con la Pubblica Amministrazione e le Autorità Amministrative Indipendenti

I rapporti con le Pubbliche Amministrazioni, con le Autorità amministrative indipendenti e, in ogni caso, qualsiasi rapporto di carattere pubblicistico, sia in Italia che all’estero, si ispirano alla più rigorosa osservanza delle disposizioni di legge applicabili, ai principi di trasparenza, onestà e correttezza. La Società non influenza impropriamente i pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio che trattano o decidono per proprio conto.

La Società vieta, in particolare, i seguenti comportamenti contrari ai Principi del presente Codice Etico:

• promettere e/o offrire omaggi, erogazioni in denaro o altre utilità a funzionari pubblici o loro familiari, diretti ad acquisire trattamenti di favore per la Società, salvo si tratti di atti di cortesia commerciale di modico valore o comunque rientranti nelle normali pratiche commerciali e che siano autorizzati dai soggetti preposti;

• costringere o indurre terzi a dare o promettere, in favore di funzionari pubblici o loro familiari denaro o altre utilità;

• fornire alla Pubblica Amministrazione e alle Autorità amministrative indipendenti informazioni non veritiere od omettere di comunicare fatti rilevanti laddove richiesti.

Tali regole trovano applicazione anche nei rapporti con l’autorità giudiziaria, i suoi esponenti, ausiliari e consulenti.

 

19. Rapporti con Clienti, Fornitori e Partner

La Società è impegnata a costruire un solido rapporto con i clienti e l’obiettivo perseguito è quello di garantire una risposta immediata, qualificata e competente alle loro esigenze per raggiungere la loro piena soddisfazione. Per fare ciò, GMDE si ispira ai generali valori di correttezza, onestà, efficienza e professionalità. GMDE s.r.l. evita il ricorso a qualsiasi pratica ingannevole e/o scorretta anche nella redazione delle comunicazioni indirizzate ai clienti.

 

La Società gestisce i rapporti con i fornitori e gli altri partner in affari con lealtà, correttezza e professionalità, incoraggiando collaborazioni continuative e rapporti di fiducia solidi e duraturi ed evitando qualsiasi fenomeno corruttivo che possa assicurare il mantenimento del business con la Società.

Nei rapporti d’affari con i terzi è vietato ogni comportamento che possa compromettere l’immagine dell’azienda e, comunque, sono vietate dazioni, benefici (sia diretti che indiretti), omaggi ed anche atti di cortesia e di ospitalità, sempre che questi ultimi non siano di tale natura o strettamente connessi con la buona educazione da non potere essere interpretati come finalizzati ad ottenere un trattamento di favore.

In generale, il rapporto giuridico con i clienti, i fornitori e gli altri partner in affari viene formalizzato per iscritto e, se richiesto dalla tipologia di rapporto instaurato, previa verifica di requisiti oggettivi e soggettivi stabiliti dalla legge. 

GMDE s.r.l. non ammette alcuna forma di pagamento o concessione di vantaggi nei confronti di clienti, fornitori e altri partner in affari, che non sia strettamente derivante da un’obbligazione contrattuale, come tale disciplinata da un accordo negoziale.

 

20. Rapporti con partiti politici, organizzazioni sindacali o di altra natura

La Società non promuove i partiti politici e le organizzazioni sindacali, né corrisponde loro contributi di alcun genere, direttamente o indirettamente.

GMDE s.r.l. condanna, inoltre, qualunque forma di partecipazione dei Destinatari ad associazioni i cui fini siano vietati dalla legge e contrari all’ordine pubblico e ripudia qualsiasi comportamento diretto anche solo ad agevolare l’attività o il programma di organizzazioni strumentali alla commissione di reati, pure se tali condotte di agevolazione siano necessarie per conseguire un’utilità.

 

 

CAPO IV

- DISPOSIZIONI FINALI -

 

21. Violazioni e conseguenze sanzionatorie

La Società sanziona le violazioni del presente Codice Etico, nel rispetto delle disposizioni vigenti in materia di rapporti di lavoro.

L’osservanza delle disposizioni del presente Codice Etico deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali dei dipendenti della Società ai sensi e per gli effetti dell’art. 2104 c.c..

L’eventuale violazione delle disposizioni del Codice Etico può costituire inadempimento delle obbligazioni del rapporto di lavoro o illecito disciplinare, in conformità alle procedure previste dall’art. 7 dello Statuto dei Lavoratori e nel rispetto del Contratto Collettivo Nazionale applicabile, con ogni conseguenza di legge, anche con riguardo alla conservazione del rapporto di lavoro, e può comportare il risarcimento dei danni dalla stessa derivanti.

Il rispetto dei valori del presente Codice Etico, formalizzato nei relativi accordi contrattuali, costituisce parte essenziale delle obbligazioni assunte da tutti coloro che intrattengono rapporti di affari con la Società. In conseguenza, l’eventuale violazione potrà costituire causa di inadempimento contrattuale con ogni conseguenza di legge.

Il compito di vigilare sull’osservanza del presente Codice Etico è affidato all’Organismo di Vigilanza (Compliance Officers) istituito ai sensi del D. Lgs. 231/2001, che svolge detto compito con imparzialità.

 

È fatto pertanto obbligo ai Destinatari di segnalare all’Organismo di Vigilanza (Compliance Officers) ogni violazione o sospetto di violazione delle prescrizioni del presente Codice Etico di cui si venga a conoscenza.

 

22. Approvazione e modifica del Codice Etico

Il presente Codice Etico è approvato dall’Assemblea ordinaria di GMDE s.r.l.. Ogni aggiornamento dello stesso verrà approvato dall’Assemblea di GMDE s.r.l..