Prima di sapere e capire cos'è un Digital Asset Management (d'ora in poi, DAM) è necessario avere bene chiaro in mente cosa sono gli asset digitali.
Gli asset, o risorse, digitali sono file di proprietà individuale o aziendale che vengono archiviati digitalmente dai proprietari per poter essere riutilizzati in possibili fasi successive. Vengono chiamati asset perché il loro valore è più elevato rispetto ad un qualsiasi file digitale.
Il DAM o Digital Asset Management è l'insieme delle azioni che servono per la gestione completa degli asset. Questo include ad esempio l'organizzare gli asset in cartelle, dare loro la nomenclatura corretta, avere la certezza che siano applicati i corretti diritti di utilizzo, condividere le risorse con le persone autorizzate, e tanto altro.
Un DAM è utile a una vasta gamma di organizzazioni e settori che gestiscono una grande quantità di risorse digitali. Alcuni dei settori e delle categorie di utenti che traggono vantaggio da un sistema DAM includono:
1. Aziende di Marketing e Pubblicità - Le agenzie di marketing e pubblicità gestiscono spesso una grande quantità di immagini, video, loghi e altri materiali promozionali. Un sistema DAM semplifica la gestione, la condivisione e la distribuzione di questi asset tra team interni e clienti.
2. Media e Intrattenimento - Le aziende che producono contenuti multimediali, come studi cinematografici, case di produzione video, editori e emittenti, traggono vantaggio dalla gestione centralizzata delle risorse digitali. Questo facilita il processo di creazione, revisione, archiviazione e distribuzione dei contenuti.
3. E-commerce - E piattaforme di e-commerce. Il DAM semplifica la gestione di queste risorse, migliorando la presentazione dei prodotti e facilitando l'aggiornamento dei contenuti.
4. Istituzioni Educativa - Università, scuole e istituti educativi possono utilizzare un sistema DAM per gestire materiali didattici, risorse multimediali per corsi online e altro ancora.
5. Settori Governativi e Organizzazioni No Profit - Organizzazioni governative e enti no profit spesso gestiscono una vasta quantità di documenti, immagini e video e necessitano di condividere queste risorse tra dipartimenti e con il pubblico.
6. Settore Sanitario - Ospedali, cliniche e organizzazioni sanitarie possono utilizzare il DAM per gestire immagini mediche, video di formazione e altri materiali digitali critici per la cura dei pazienti.
7. Aziende di Produzione e Manifattura - Le aziende che producono prodotti fisici possono utilizzare un DAM per gestire immagini e documentazione relative ai processi di produzione, ai prodotti stessi e alle strategie di marketing.
8. Editoria - Case editrici e redazioni possono sfruttare un sistema DAM per gestire foto, illustrazioni, articoli e altro materiale editoriale.
In generale, qualsiasi organizzazione che lavora con una grande quantità di risorse digitali può trarre vantaggio dall'implementazione di un sistema DAM per migliorare l'efficienza, la collaborazione e la gestione delle risorse.
Il funzionamento di un Digital Asset Management (DAM) può variare a seconda del sistema specifico e delle esigenze dell'organizzazione. Tuttavia, il processo di base coinvolge solitamente le seguenti attività a cominciare dal caricamento delle risorse digitali che devono essere poi organizzate e categorizzare, utilizzando ad esempio tag e metadati (questi ultimi possono includere informazioni come il titolo e il copyright. Una volta organizzate e rese disponibili in un’unica posizione centralizzata, raggiungibile dagli utenti in base alla loro profilazione, le risorse digitali possono essere facilmente ricercabili (filtri quali: keyword, tipologia di asset, tag; facilitano la trovabilità di un asset).
Le risorse digitali possono successivamente essere condivise e distribuite sui canali aziendali. Questo avviene tramite link condivisi e API di integrazione fra il DAM e i sistemi già in uso in azienda.
Completano la panoramica sulle maggiori funzionalità del DAM, il versioning degli asset (la possibilità di avere uno storico delle modifiche apportate ad un asset) e la reportistica relativa all’utilizzo di determinati asset.
Ci sono molteplici benefici dati dall'utilizzo di un DAM che vanno dal comprovato risparmio di tempo sulla ricerca di una determinata risorsa alla centralizzazione di un archivio a cui tutti possono e devono contribuire.
Il generale poi, i benefici possono includere:
Spazio. Non ci si deve più preoccupare di dove sono le risorse e quanto spazio essere possano occupare sui PC personali. Avere un DAM è cose dare una "casa" a tutto il materiale digitale che un individuo o un'azienda possiede, una "casa" che secondo le necessità può ampliarsi senza limiti.
Creazione e collaborazione Un buon DAM da la possibilità di condividere i progressi di un progetto fra le persone coinvolte che possono a loro volta dare e ricevere commenti su ogni risorsa relativa. Grazie ad API e plugin, il DAM può essere integrato con i sistemi in uso esistenti.
Facilità Metadati e tag sono proprietà nuove che se associate correttamente alle risorse permettono di trovare facilmente quello che si sta cercando in un archivio digitale che contiene milioni di risorse. Metadati e tag facilitano inoltre la condivisione fra utenti interni ed esterni all'azienda che scegli di utilizzare un DAM per il proprio archivio digitale.
Pubblicazione Poiché l'obiettivo di un DAM è proprio quello di gestire le risorse facilmente e senza interruzioni, include la possibilità di pubblicare le risorse su sistemi esterni come CMS, MDM, PIM ed E-commerce.
Sicurezza Ultima ma non meno importante la sicurezza di avere pieno controllo sulle risorse.
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