Perché non posso fare tutto con Excel e con le cartelle condivise?

Con GMDE, il PIM e il DAM, trasformi dati sparsi in un’unica fonte di verità

Molte aziende ancora non conoscono a fondo l’utilità di avere in azienda un’unica fonte di verità per centralizzare i dati di prodotto. Si preferisce gestire i dati optando per strumenti familiari, come i file excel e le cartelle condivise su piattaforme Cloud o su server interni. Nonostante sia ormai riconosciuto come la frammentazione delle informazioni  unito al moltiplicarsi dei canali da seguire e tenere costantemente aggiornati, porti sempre più spesso a notevoli rallentamenti dell’operatività aziendale, e ad errori nella gestione degli stessi dati. 

Si è sempre cauti quando si tratta di fare investimenti in nuove piattaforme come PIM (Product Information Management) e DAM (Digital Asset Management), ma la verità è che, quando il business cresce, i fogli di calcolo e le cartelle distribuite sui vari sistemi funzionano bene solo fino a un certo punto. 

Vediamo perché. 

Excel e cartelle condivise: ottimi per iniziare, rischiosi per scalare 

Excel è uno strumento straordinario per fare calcoli, liste e tabelle. Allo stesso modo, le cartelle su un server o in un sistema cloud condiviso sono una soluzione comoda per archiviare documenti e immagini. Ma nessuno di questi strumenti nasce per: 

• tracciare versioni approvate di schede prodotto e listini, 
• gestire workflow con permessi e notifiche, 
• distribuire dati coerenti su più canali contemporaneamente (siti, marketplace, app, cataloghi). 

Così, con il tempo, si rischiano duplicazioni, errori manuali e confusione, specie quando: 

• marketing e commerciale lavorano su file diversi senza un controllo centralizzato, 
• si perde il riferimento all’ultima scheda approvata o all’immagine corretta, 
• i cataloghi PDF non rispecchiano le variazioni di prezzo o di disponibilità già aggiornate sull’eCommerce. 

Un esempio concreto: quando Excel non basta più 

Prendiamo il caso di un’azienda che dispone di un ampio catalogo di prodotti e che all’inizio gestiva tutto tramite fogli Excel e cartelle o su server interni suddivise per reparti, ognuno con la “sua” struttura di file.  

Qual è il risultato in termini di operatività? 

1. Difficoltà a individuare i dati certificati per creare listini e brochure. 

2. Errori di prezzo o caratteristiche tecniche sui cataloghi distribuiti ai clienti. 

3. Tempi lunghissimi per preparare contenuti multilingua destinati ai mercati esteri.  

Quando l’organizzazione ha scelto di implementare PIM e DAM, ha centralizzato tutte le informazioni di prodotto e gli asset digitali in un’unica piattaforma, sincronizzata anche con il proprio ERP. Così ha: 

• ridotto gli errori manuali; 
• velocizzato la pubblicazione su diversi siti multilingua; 
• migliorato la customer experience con dati sempre aggiornati e coerenti. 

Quali sono i limiti nascosti di Excel e cartelle condivise? 

Adesso prova a rispondere a queste domande: 

1. Sai sempre qual è l’ultima versione approvata di un file?  
2. Puoi tracciare chi l’ha modificato cosa e quando?  
3. Il tuo catalogo digitale o cartaceo si aggiorna automaticamente se cambi un dato?  
4. Quanto tempo ti serve per aprire un nuovo canale o un nuovo sito multilingua? 

Con Excel e cartelle condivise spesso la risposta è no. 

Con PIM e DAM, invece:
 

• centralizzi i dati di prodotto e asset digitali in un’unica fonte di verità; 
• elimini duplicazioni di file e errori manuali; 
• automatizzi la pubblicazione su tutti i canali garantendo un’informazione coerente ovunque. 

Vuoi capire se è il momento giusto per fare questo passo? 

Ogni azienda ha esigenze diverse. C’è chi continua a preferire l’utilizzo di strumenti familiari che limitano l’efficienza produttiva e chi è pronto a rivoluzionare la propria operatività attraverso l’innovazione. 

Con una semplice sessione di assesment possiamo mostrarti quanto la tua gestione dei dati sia pronta per supportare nuove sfide, come l’omnicanalità o l’espansione internazionale. 

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