Molte aziende ancora non conoscono a fondo l’utilità di avere in azienda un’unica fonte di verità per centralizzare i dati di prodotto. Si preferisce gestire i dati optando per strumenti familiari, come i file excel e le cartelle condivise su piattaforme Cloud o su server interni. Nonostante sia ormai riconosciuto come la frammentazione delle informazioni unito al moltiplicarsi dei canali da seguire e tenere costantemente aggiornati, porti sempre più spesso a notevoli rallentamenti dell’operatività aziendale, e ad errori nella gestione degli stessi dati.

Si è sempre cauti quando si tratta di fare investimenti in nuove piattaforme come PIM (Product Information Management) e DAM (Digital Asset Management), ma la verità è che, quando il business cresce, i fogli di calcolo e le cartelle distribuite sui vari sistemi funzionano bene solo fino a un certo punto.

Vediamo perché.

Excel e cartelle condivise: ottimi per iniziare, rischiosi per scalare

Excel è uno strumento straordinario per fare calcoli, liste e tabelle. Allo stesso modo, le cartelle su un server o in un sistema cloud condiviso sono una soluzione comoda per archiviare documenti e immagini. Ma nessuno di questi strumenti nasce per:

tracciare versioni approvate di schede prodotto e listini,
gestire workflow con permessi e notifiche,
distribuire dati coerenti su più canali contemporaneamente (siti, marketplace, app, cataloghi).

Così, con il tempo, si rischiano duplicazioni, errori manuali e confusione, specie quando:

marketing e commerciale lavorano su file diversi senza un controllo centralizzato,
si perde il riferimento all’ultima scheda approvata o all’immagine corretta,
i cataloghi PDF non rispecchiano le variazioni di prezzo o di disponibilità già aggiornate sull’eCommerce.

Un esempio concreto: quando Excel non basta più

Prendiamo il caso di un’azienda che dispone di un ampio catalogo di prodotti e che all’inizio gestiva tutto tramite fogli Excel e cartelle o su server interni suddivise per reparti, ognuno con la “sua” struttura di file.

Qual è il risultato in termini di operatività?

1. Difficoltà a individuare i dati certificati per creare listini e brochure.

2. Errori di prezzo o caratteristiche tecniche sui cataloghi distribuiti ai clienti.

3. Tempi lunghissimi per preparare contenuti multilingua destinati ai mercati esteri.

Quando l’organizzazione ha scelto di implementare PIM e DAM, ha centralizzato tutte le informazioni di prodotto e gli asset digitali in un’unica piattaforma, sincronizzata anche con il proprio ERP. Così ha:

ridotto gli errori manuali;
velocizzato la pubblicazione su diversi siti multilingua;
migliorato la customer experience con dati sempre aggiornati e coerenti.

Quali sono i limiti nascosti di Excel e cartelle condivise?

Adesso prova a rispondere a queste domande:

Sai sempre qual è l’ultima versione approvata di un file?
Puoi tracciare chi l’ha modificato cosa e quando?
Il tuo catalogo digitale o cartaceo si aggiorna automaticamente se cambi un dato?
Quanto tempo ti serve per aprire un nuovo canale o un nuovo sito multilingua?

Con Excel e cartelle condivise spesso la risposta è no.

Con PIM e DAM, invece:

centralizzi i dati di prodotto e asset digitali in un’unica fonte di verità;
elimini duplicazioni di file e errori manuali;
automatizzi la pubblicazione su tutti i canali garantendo un’informazione coerente ovunque.

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Ogni azienda ha esigenze diverse. C’è chi continua a preferire l’utilizzo di strumenti familiari che limitano l’efficienza produttiva e chi è pronto a rivoluzionare la propria operatività attraverso l’innovazione.

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Perché non posso fare tutto con Excel e con le cartelle condivise?

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