Fratelli Carli, storia di successo con Assets e Studio by WoodWing

La Fratelli Carli S.p.A. Società Benefit è un'azienda imperiese specializzata nella vendita per corrispondenza di olio di oliva e prodotti alimentari tipicamente liguri e mediterranei. La sua lunga storia ha inizio nel novembre del 1911, quando Giovanni Carli, uno dei sei figli del tipografo Carlo Carli, ha l’idea di offrire l’olio prodotto dagli oliveti di famiglia direttamente nelle case dei consumatori. Il progetto prende piede e la tipografia si rivela la carta vincente per mantenere il contatto con il cliente. Nel 1912 viene stampato il primo listino prezzi che mette in evidenza il marchio “Fratelli Carli”. Ancora oggi il reparto tipografico è uno dei fiori all’occhiello dall’azienda.

Attualmente la Fratelli Carli conta più di 300 dipendenti. Oltre alla tradizionale vendita per corrispondenza, è presente sul territorio italiano con punti vendita mono marca, sui canali web e social media.

Il modello di business è replicato anche nei mercati esteri. I prodotti Fratelli Carli sono esportati in Austria, Svizzera, Francia, Germania e Stati Uniti.

La crescita dell’azienda è stata nel tempo accompagnata dal moltiplicarsi di contenuti e iniziative commerciali da essa veicolati. Ciò ha fatto sì che nascesse l’esigenza di una gestione più integrata del processo di pianificazione e produzione delle comunicazioni indirizzate ai clienti.

Le campagne commerciali sono di fatto frutto della collaborazione di diversi reparti aziendali e stakeholders che contribuiscono alla buona riuscita di tutti i materiali promozionali, permettendo all’azienda di rimanere in contatto costante con il cliente e di proporre un’offerta sempre adeguata.

La sfida di questo progetto è stata proprio quella di inserire nel contesto un sistema che migliorasse la centralizzazione delle risorse e che interpretasse correttamente il processo in essere, collegando il concetto di “campagna di marketing” alle necessità di creazione, produzione e finalizzazione delle comunicazioni verso i clienti.

Inizialmente Fratelli Carli era andata alla ricerca di un nuovo DAM che permettesse di risolvere il problema dello spazio su disco della Prestampa. Durante l’analisi delle diverse soluzioni, ci si è accorti che il progetto poteva offrire una risposta ad esigenze più ampie. Si è optato dunque per la soluzione proposta da GMDE per WoodWing, in quanto è stato considerato che offrisse un’esperienza migliore in termini di condivisione dei contenuti e di gestione del workflow.

L’attività di implementazione è iniziata con una mappatura puntuale del processo in essere, che è poi stato reingegnerizzato tramite la collaborazione tra il personale della Fratelli Carli e GMDE. Conclusa questa attività, GMDE ha provveduto a creare un proof of concept del progetto, che è stato testato per due settimane dagli utenti finali. Al termine del periodo di prova, sono state completate le attività di sviluppo e personalizzazione della soluzione, che si sono poi concluse con il “Go-live” ancora nell'ottobre 2018. Nel primo mese di utilizzo sono state effettuate attività di formazione, ispezione e debugging, soprattutto per quanto riguarda l’integrazione con la piattaforma multicanale identificata da GMDE per la gestione di workflow e reportistica.

Uno degli elementi principali che ha indirizzato la scelta verso la soluzione WoodWing, è stata proprio la forte integrazione tra il DAM (Assets) e il sistema editoriale (Studio), ma soprattutto l’apertura verso altri software. Per Carli questo ha significato integrarli con un PIM proposto da GMDE, che viene utilizzato per la pianificazione e la distribuzione delle attività, per gestire gli automatismi e per fornire la reportistica finalizzata alle ricerche, alla valutazione delle performance e al monitoraggio dei tempi di consegna. La soluzione WoodWing è anche fortemente integrata con InDesign, permettendo ai grafici di lavorare in maniera più efficiente. È in programma un’ulteriore collaborazione con GMDE rivolta all’inserimento di un nuovo plug-in, che permetterà di impaginare automaticamente i listini prezzi importandoli direttamente da database.

L'adozione della soluzione WoodWing integrata da GMDE ha portato benefici concreti e misurabili all'intera organizzazione. Sul fronte della collaborazione, la piattaforma è ora aperta anche alle agenzie pubblicitarie esterne per la gestione dei brief, ed è utilizzata attivamente dal team Marketing Web per la gestione dei siti aziendali, abbattendo i silos tra reparti.

Dal punto di vista operativo, l'introduzione del versioning ha ottimizzato l'utilizzo dello spazio su disco, con la possibilità di estendere l'infrastruttura in cloud. La gestione delle commesse è stata rivoluzionata dall'introduzione del concetto di "campagna di marketing" come elemento organizzativo centrale, supportato da strumenti di pianificazione delle attività, come calendari condivisi, e da una codifica automatica di commesse e campagne che riduce gli errori manuali.

Il controllo del processo è oggi completo e trasparente: ogni fase è monitorata attraverso schede di lavorazione dettagliate, con una visione in tempo reale dello stato di avanzamento di ciascuna commessa. A questo si aggiunge un sistema integrato di messaggistica, reportistica avanzata e funzionalità di ricerca che facilitano la consultazione e il recupero delle informazioni.

Infine, il plug-in nativo per InDesign ha semplificato significativamente le attività di prestampa per i grafici, mentre un archivio centralizzato raccoglie pubblicazioni, comunicazioni e risorse digitali, non più solo immagini, rendendole accessibili a tutti gli utenti autorizzati.